Customer Service Representative, Bilingual

FOCCUS Inc. USA - Omaha

Customer Service
Full-Time
POSITION DESCRIPTION
POSITION TITLE: Customer Service Representative, Bilingual
DEPARTMENT: FOCCUS Inc. USA
REPORTS TO: Director, FOCCUS
CLASSIFICATION: Regular, Full-Time, Non-Exempt
HOURS PER WEEK: 40

POSITION SUMMARY
FOCCUS, Inc. USA offers marriage preparation and marriage resources to couples and organizations around the world. This position provides call center and email support for the FOCCUS website and services, as well as order fulfillment, management of customer information, and support for conferences and trainings.

PRINCIPAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
• Service
o Respond to information requests via phone, email, or in-person
o Listen to and interpret customer needs
o Offer complete solutions, including other products and services and detailed explanations for use
o Reference organization website and resources when responding to questions
o Provide training/instruction to customers on using the system
o Provide technical support for the organization website and resources
o Enter detailed information into “support ticket” software
o Update and maintain customer information
o Train small and large groups of people how to become FOCCUS and REFOCCUS facilitators in person and using webinars
o Provide Spanish and English translation of email, training materials and other documents
• Orders
o Provide secondary support for order fulfillment, including packing, posting, and shipping materials
o Provide secondary support for inventory tracking and maintaining stock of materials

KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES
• Effectively communicates technical instructions and general information in person and by phone and email
• Actively listens to others and asks questions when clarification is needed
• Friendly, courteous attitude in all interactions
• Proficient in computer and keyboard skills as well as an ability to learn and effectively use basic computer software
• Competency in Microsoft Office and internet browsers
• Ability to identify issues and generate and implement effective and timely solutions
• Ability to multi-task while maintaining high-quality standards
• Confident presenter of prepared materials
• Ability to work with difficult customers and stressful situations while maintaining a positive attitude
• Ability to type notes/enter data while communicating quickly and accurately with customers on the phone

EDUCATION AND EXPERIENCE
• Background in and/or knowledge of the Catholic Church with a demonstrated commitment to the mission of the Church
• High school diploma or equivalent required; undergraduate studies or degree preferred
• Experience with the FOCCUS Pre-Marriage Inventory preferred
• Fluency in Spanish required


WORKING CONDITIONS: PHYSICAL REQUIREMENTS
• Routine office environment; ADA-accessible building.
• Requires sitting for most of the work duration; involves typing and other repetitive movement.

TRAVEL REQUIREMENTS
• 5%: Conference and presentation travel


DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
TÍTULO DEL PUESTO: Representante de servicio al cliente, bilingüe
DEPARTAMENTO: FOCCUS Inc. USA
REPORTA A: Director, FOCCUS
FECHA EFECTIVA: July 16, 2021
CLASIFICACIÓN: Regular, tiempo completo, no exento
HORAS POR SEMANA: 40

RESUMEN DEL PUESTO
FOCCUS Inc. USA ofrece preparación para el matrimonio y recursos matrimoniales a parejas y organizaciones de todo el mundo. Este puesto proporciona soporte al centro de llamadas y al correo electrónico para los servicios y el sitio web de FOCCUS, así como el cumplimiento de los pedidos, la gestión de la información de los clientes y el apoyo a las conferencias y capacitaciones.

PRINCIPALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES
• Servicio
o Responder a las solicitudes de información por teléfono, correo electrónico o en persona
o Escuchar e interpretar las necesidades del cliente
o Ofrecer soluciones completas, incluyendo otros productos y servicios y explicaciones detalladas de uso
o Mencionar los recursos y el sitio web de la organización al responder a las preguntas
o Proporcionar capacitación/instrucción a los clientes sobre el uso del sistema
o Proporcionar soporte técnico para el sitio web y los recursos de la organización
o Ingresar información detallada en el software "solicitud de soporte"
o Mantener actualizada la información de los clientes
o Capacitar a grupos pequeños y grandes de personas para que se conviertan en facilitadores de FOCCUS y REFOCCUS en persona y mediante seminarios web
o Proporcionar traducción al español y al inglés de correos electrónicos, materiales de capacitación y otros documentos
• Pedidos
o Proporcionar soporte secundario para el cumplimiento de pedidos, incluyendo empaquetado, contabilización y envío de materiales
o Proporcionar soporte secundario para el seguimiento del inventario y el mantenimiento de las existencias de materiales

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS
• Comunica eficazmente las instrucciones técnicas y la información general en persona y por teléfono y correo electrónico
• Escucha activamente a los demás y hace preguntas cuando se necesitan aclaraciones
• Actitud amable y cortés en todas las interacciones
• Diestro en el uso de la computadora y el teclado, así como la capacidad de aprender y utilizar eficazmente los programas informáticos básicos
• Competencia en Microsoft Office y navegadores de Internet
• Capacidad para identificar problemas y generar e implementar soluciones eficaces y oportunas
• Capacidad para realizar varias tareas a la vez que se mantienen los estándares de alta calidad
• Presentador seguro de materiales preparados
• Capacidad para trabajar con clientes difíciles y situaciones estresantes manteniendo una actitud positive
• Capacidad para tipear notas/ingresar datos mientras se comunica en forma rápida y precisa con los clientes por teléfono

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
• Antecedentes y/o conocimiento de la Iglesia Católica con un compromiso demostrado con la misión de la Iglesia
• Se requiere título de bachillerato o equivalente; se prefieren estudios de grado o licenciatura
• Se prefiere experiencia con el Inventario prematrimonial FOCCUS
• Se requiere fluidez en español

CONDICIONES DE TRABAJO: REQUISITOS FÍSICOS

• Ambiente de oficina rutinario; edificio con acceso según la ADA.
• Requiere estar sentado la mayor parte del tiempo de trabajo; implica tipear y otros movimientos repetitivos.

REQUISITOS DE VIAJE
• 5%: Viajes para conferencias y presentaciones